Protección de datos personales: la clave está en la seguridad de tu CRM

La protección de datos personales es un tema clave para quienes tienen una inmobiliaria con presencia digital y utilizan herramientas como los CRM.

Si al utilizar recursos digitales no se toman las precauciones necesarias, pueden existir riesgos de seguridad por accesos no autorizados, y de privacidad, cuando se pierde el control de los datos y se producen filtraciones. En cualquiera de los dos casos, es posible que se dañe la reputación de tu empresa y que pierdas la confianza de tus clientes.

Por estas razones, es importante que conozcas qué nivel de seguridad debe tener un CRM y qué beneficios tiene que dediques parte de tu presupuesto a garantizarla.

¿Qué tipo de datos maneja un CRM inmobiliario?

Un CRM inmobiliario (Customer Relationship Management) centraliza toda la información del negocio. Los datos que almacena y maneja son los siguientes:

Datos de clientes

• Nombre completo e información de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección.
• Preferencias del cliente (tipo de inmueble, ubicación deseada, presupuesto).
• Historial de interacciones (llamadas, correos, reuniones).
• Inventario de propiedades disponibles.
• Información detallada de cada inmueble.
• Fotografías y material multimedia.

Estado del inmueble respecto del ciclo de ventas (en venta, en alquiler, reservado, vendido)

• Gestión de clientes.
• Fuente de origen de cada cliente.
• Seguimiento de los clientes.

Datos de marketing

• Información sobre las campañas publicitarias.
• Tasa de apertura y respuesta de correos electrónicos.

Datos para el análisis

• Reportes de rendimiento (propiedades más vistas, agentes más productivos).
• Análisis de tendencias del mercado.
• Estimaciones de valor y rendimiento de propiedades.

Otros datos

• Rendimiento de los vendedores.
• Notificaciones varias.
• Información para ingresar a las páginas web inmobiliarias conectadas al CRM.

Características de seguridad de un CRM inmobiliario

Existen algunas características que son esenciales para considerar que un CRM es seguro. Aquí tienes una lista de las principales: 

CRM en la nube

Los CRM basados en la nube cuentan con un nivel de seguridad avanzado al estar alojados en una nube privada virtual (Virtual Private Cloud, VPC) de manera remota, con datos protegidos por cifrado automático y con copias de seguridad. Esto reduce el riesgo de accesos no autorizados y de filtraciones de datos.

Protecciones integradas

Un CRM con software antivirus integrado y actualizado periódicamente para detectar amenazas en tiempo real, garantiza la seguridad de los datos 24/7. Algunos de los problemas más frecuentes que se detectan son los troyanos, malware, intrusiones no autorizadas, etc.

Cumplimiento normativo

Alinear las prácticas de gestión de datos con las normativas de privacidad como el GDPR, CCPA u otras aplicables en el sector inmobiliario, son esenciales para la seguridad de los datos. Tu CRM debe contar con avisos de políticas de privacidad, de seguimiento de cookies, pedir consentimiento para recopilar datos, etc.

Control de acceso basado en roles (RBAC)

En un negocio inmobiliario con múltiples usuarios como corredores, personal administrativo, de marketing, etc., debes contar con una lista de direcciones IP autorizadas. Esto garantiza inicio de sesiones seguras, especialmente cuando se usan redes wifi públicas.

Control de acceso con autenticación multifactor

Con la autenticación de dos pasos o factores (2FA) reforzás la seguridad de tu CRM y de todos los datos que allí están centralizados. Elegí el sistema de validación que mejor se adapte a tu empresa (códigos por mensaje de texto, apps de autenticación, correos electrónicos de confirmación, lectura de huellas, etc.)

Estrategias para garantizar la seguridad de los datos en un CRM

Elegir un CRM seguro es el primer paso para resguardar los datos, pero luego, tenés que diseñar una estrategia de ciberseguridad y buenas prácticas como las siguientes:

Cuidá las contraseñas

En este aspecto, hay dos frentes que atacar. En primer lugar, el robo de contraseñas, una acción frecuente que puede ser muy problemática, en especial si no usás la autenticación de doble factor.

En segundo lugar, y no menos importante, es la calidad de las contraseñas, que siempre deben ser fuertes y diferentes para cada empleado o cuenta. Si querés almacenar las contraseñas todas juntas, administradores de contraseñas que también tienen su propia seguridad extra.

Educá a tu equipo

Todo usuario del CRM de tu inmobiliaria tiene que conocer los riesgos de seguridad y las amenazas que existen para detectarlas rápidamente y poder proteger el sistema y los datos. La educación incluye temas como no abrir correos o descargar archivos desconocidos, no hacer click en enlaces que no se han solicitado, etc.

Diversificá la disponibilidad de la información

Hacé copias de seguridad y almacénalas en plataformas seguras para tener los datos disponibles en caso de algún incidente con el CRM. Normalmente, los proveedores de estos programas ofrecen copias de seguridad en sus planes de suscripción.

Elegí un proveedor de CRM confiable

Antes de instalar un CRM, consultá opiniones, investigá reseñas y hacé todas las preguntas necesarias respecto a la seguridad de los datos.

Monitoreá tu CRM

Configurá tu CRM para recibir notificaciones de amenazas de seguridad y de accesos no autorizados. Esto te permitirá conocer las debilidades del sistema y hacer el reporte para que el proveedor haga la investigación correspondiente y refuerce la seguridad del sistema, si fuera necesario.

Beneficios de una política sólida de protección de datos para tu negocio

Una política eficiente de protección de datos personales es beneficiosa para tu negocio inmobiliario. ¡Te contamos por qué!

• Cuidá la reputación de tu empresa: la seguridad de los datos propios es clave para la confiabilidad de tu negocio. Un robo de accesos o la venta inescrupulosa de tu base de datos podría dañar profundamente la reputación de tu empresa.
• Protegé a los clientes: las buenas prácticas de ciberseguridad aseguran a tus clientes que, cuando dejan sus datos, estos estarán protegidos ante delitos como la suplantación de identidad, el robo de tarjetas de crédito, etc.
• Ayudá al cumplimiento normativo: mantener los datos seguros ayuda a tu empresa a cumplir con las leyes vigentes y evitar denuncias, sanciones, etc.
• Reducí el riesgo financiero: una brecha de seguridad puede tener consecuencias financieras significativas, como el costo de recuperar los datos, el pago de multas, la contratación de investigadores forenses, etc. .
• Sostenibilidad del negocio: un ataque de seguridad puede interrumpir las operaciones de tu inmobiliaria y provocar pérdida de ventas, además de causar daño a la reputación. La continuidad es fundamental para la sostenibilidad del negocio en el largo plazo.

Ahora que ya conocés porqué proteger los datos es importante, te invitamos a conocer Tokko Broker, el CRM inmobiliario que te ofrece altos niveles de seguridad y que te ayuda a que tus clientes confíen plenamente en tu negocio.

Por Tokko Broker