5 tips para optimizar tu tiempo en la oficina

Optimizar el tiempo en la oficina no es tarea fácil. Muchas veces creemos que estamos aprovechando cada minuto, por pasar todo el día en la oficina, y cuando llega el final del día sólo hemos llegado a completar la mitad de las tareas. Los trabajadores mexicanos, por ejemplo, están entre los que pasan más horas en la oficina pero menor productividad tienen, por ser víctimas de una serie de ‘ladrones de tiempo’. ¿A qué nos referimos con esto? Ya mismo te lo contamos

Según datos publicados en el portal español ABC, los mexicanos trabajaron en 2014 alrededor de 2228 horas, mucho más que los griegos (2042 horas), los rusos (1985), los estadounidenses (1789) e incluso más que la media de la Organización para el Crecimiento y Desarrollo Económicos (OCDE), que fue de 1770 horas. Sin embargo, no se encuentran siquiera entre los cinco países más productivos del mundo, de acuerdo con los últimos datos del organismo.

En lo que respecta a productividad por hora trabajada, los noruegos logran producir 88 dólares por hora de trabajo; Estados Unidos también está entre los que más producen, con 67.4 dólares; Irlanda, Alemania, Bélgica, Dinamarca, Francia y Holanda se encuentran entre los países más productivos, todos ellos superando los 60 dólares. México no alcanza la barrera de los 50 dólares por hora trabajada, así como muchos países latinoamericanos.

¿Cómo es esto posible? Si se analiza el día a día de un profesional promedio, se observa la siguiente rutina: llega al trabajo generalmente tarde –entre 10 y 30 minutos, según estudios–, y lo primero que hace es prepararse un café, incluso antes de encender la computadora o controlar sus tareas del día. Luego se conecta a Internet para navegar en sitios que no tienen que ver con su trabajo (revisar redes sociales, leer los periódicos, buscar información de diversos temas, etcétera), y no olvidemos los distintos “recreos” que se toma a lo largo de la jornada para fumar, hablar por teléfono o atender situaciones personales dentro de su horario laboral.

¿El resultado? Una jornada de ocho horas que se reduce aproximadamente a 240 minutos efectivos de productividad.

Es muy común, entonces, la sensación de frustración de los trabajadores, que sienten que sus jornadas laborales son insuficientes para atender todas sus labores. No obstante, su verdadero problema no es el tiempo, sino la falta de disciplina y constancia para gestionar y administrar su reloj a la hora de priorizar y enfocarse en las actividades realmente importantes.

Para mejorar tu productividad, tienes que hacer es identificar a los distractores que no te permiten cumplir con tus obligaciones, conocidos como “ladrones de tiempo”. A continuación, te mostramos los cinco más comunes:

• Internet: es el ladrón número uno. Con esta herramienta, los empleados pueden acceder a todo tipo de información y distraerse con cualquier cosa durante el horario laboral.

• El teléfono: hace algunos años el teléfono era visto como una herramienta de trabajo. Sin embargo, actualmente los smartphones y sus múltiples aplicaciones han convertido a la telefonía móvil en una inmensa distracción, tanto así que si una empresa, por ejemplo, decide bloquear las páginas de redes sociales o los juegos, los empleados podrán acceder de igual forma a través de sus dispositivos móviles.

• La música: es cierto que muchos especialistas recomiendan la musicoterapia como método para tratar el estrés laboral y mejorar el clima y las relaciones interpersonales. No obstante, si bien existen algunos tipos y géneros musicales que aumentan la productividad, otros no resultan tan convenientes en el horario laboral. Además, no todo el mundo puede trabajar con la música encendida, entonces corres el riesgo de molestar a los demás si eliges no utilizar auriculares. Todo indica que esta situación suele ser generacional, ya que suelen ser los jóvenes los que más se distraen con la música, que desatienden su entorno o ignoran los llamados.

• El cigarrillo: según un estudio de la Sociedad de Prevención de Fremap y la empresa farmacéutica Pfizer de España, el 73% de la pérdida de la productividad se debe al cigarro; además, se pierde más de 10% de la capacidad laboral por las salidas de los empleados a fumar y hay quienes destinan, en sus escapadas, el equivalente a media jornada de trabajo, de acuerdo con un estudio internacional de la Asociación italiana de Directores de Recursos Humanos. El mediodía, después de la comida y alrededor de las 17 horas son los horarios en los que más suelen salir a fumar. Además, es una distracción que no realizan solos, ya que suelen reunirse con otros fumadores y salir en grupo, por lo que además de perder al menos 5 minutos en cada salida, reducen la fuerza de trabajo en ese momento. Así, si en un equipo de seis integrantes fuman tres, reduce al 50% la capacidad de trabajo y de respuesta del área.

• El café: es considerada y utilizada como la bebida que más activa y pone alerta a los trabajadores, y en ocasiones es un motivo de reencuentro o pausa durante la jornada laboral. Sin embargo, si el “recreo” se alarga demasiado y el café termina siendo una reunión de amigos, se reduce ampliamente la productividad.

Estas actividades o “ladrones de tiempo” no pueden prohibir en el entorno laboral, ya que los trabajadores son personas adultas y no se les puede, ni se les debe, prohibir su ejercicio. Además, el empleado también necesita aislarse por momentos del trabajo para relajarse y seguir con sus tareas sin caer en el desgaste físico y mental. El punto es que los propios empleados sean capaces de distinguir el momento apropiado para descansar y cuando deben dar un esfuerzo extra para alcanzar sus metas, aunque eso implique postergar algún recreo.

Las obligaciones aumentan a diario y nos exigen dedicar más horas al trabajo. Por eso es tan importante planificar, organizar y jerarquizar las tareas, para poder cumplir los plazos y tomarnos tiempos libres.

Algunas soluciones posibles para combatir a estos “ladrones del tiempo” son las siguientes:

► Fomentar la organización. El jefe no debe caer en el rol del padre pero puede delimitar las metas y objetivos y exigir el cumplimiento de los plazos.

► Dejar en claro el horario. Aquí no se trata sólo de hacer respetar el horario de entrada y salida, sino de proponerle al trabajador que llegue unos minutos antes si es que va a desayunar o que realice sus actividades personales en sus tiempos libres.

► Evaluar su desempeño. Con los resultados de una evaluación, el supervisor contará con los datos que le permitirán mostrarle al subordinado cómo estos distractores le impiden cumplir sus metas y a la vez afectan al equipo.

► Enseñar a atender lo importante, no sólo lo urgente. Dada la cultura de dejar todo para último momento, los resultados que se alcanzan no son los esperados; algunos trabajadores se llevan pendientes a casa o se quedan horas extra, generando una percepción de que se trabaja más cuando en realidad no es así.

► No dejar tiempos muertos. En ocasiones los distractores se deben a que no hay supervisión o control de las actividades que el empleado debe realizar, es decir, no tiene trabajo asignado y por ello hace otras actividades (como ver series o películas) mientras espera órdenes. Hay que estar atento a la labor de cada empleado.